چگونه زمان و کار ها را مدیریت کنیم؟

با پیچیده­تر شدن زندگی مدرن امروزی، فعالیتهای ما هم پیچیده شده است. گاهی اینقدر کارهای مختلف روی سرمان می­ریزد که نمی­دانیم کدام یک را اول انجام دهیم. و حتی در فهم این که کدام یک از این کارها مهم­تر است هم در می­مانیم. خوشبختانه راه­های برنامه ریزی و مدیریت زمان به کمک انسانها آمده است تا بتوانند از اتلاف وقت جلوگیری کنند و آرامش خاطر بیشتری داشته باشند.

مدیریت و برنامه ریزی در کار­ها

چیزی که بیشتر از همه در طول روز ما را در گیر خودش می کند، مجموعه کارهایی است که باید آن را انجام دهیم. ممکن است برخی از آن ها را دوست داشته باشیم اما حتی تحمل انجام دادن بعضی دیگر را نداشته باشیم.

مسئله مهم این است که ما بتوانیم همزمان مدیریت وظایف و مدیریت زمان داشته باشیم و وظایفمان را اولویت­بندی کنیم. برای این کار باید بفهمیم چه کار­هایی انجام دادنشان اهمیت زیادی دارند و در مقابل چه کارهایی فوریت بیشتری دارند.

در این مقاله به راه­های ایجاد نظم در کارهای روزمره پرداخته­ایم.

آنچه در این مقاله می­خوانید:

1. 5 راه برای مدیریت بهتر زمان
2. اولویت بندی
3. ماتریس آیزنهاور

• کارهای مهم و فوری
• کارهای مهم و غیر فوری
• کارهای غیر مهم و فوری
• کارهای غیر مهم و غیر فوری

4. شروع برنامه ریزی

• اول از همه ذهن خودتان را خالی کنید
• به خودتان استراحت دهید
• لیست کردن فعالیتها
• تقسیم بندی و دسته بندی
• اولویت دادن به کارها

5. زمانبندی در ماتریس آزنهاور
6. خرید وایت برد شیدکو

بنجامین فرانکلین، بنیانگذار ایالات متحده آمریکا می گوید:

وقتی در برنامه ریزی شکست می­خورید، در واقع برای شکست آماده می­شوید

5  قدم برای مدیریت بهتر زمان

• از نرم افزارهای مدیریت زمان کمک بگیرید. می­توانید برنامه­های روزانه، هفتگی، و یا حتی اهداف بلند مدت خود را روی وایت برد بنویسید، تا همیشه جلوی چشمتان باشد.
• از جدول زمان بندی استفاده کنید. مثلا روی وایت برد روزها و یا ماه ها را به شکل جدولی بکشید و آنها را علامت بزنید.
• مشخص کنید که چه مقدار در هر کاری زمان تلف شده داشته­اید؟ و چه چیزی باعث می شود که این زمان را از دست بدهید.
• بعد از مشخص شدن این موارد، حتما باید اهدافی برای خود تعیین کنید که به وسیله آن، زمان را مدیریت می کنید. حواس پرتی ها را حذف کنید مثلا به خود بگویید که در ساعت کاری تلفن خود را چک نمی کنم. و یا هنگام خواندن یک مقاله، حضور در کلاس یا غیره کار دیگری انجام نمی دهم.

• خود را از شر کارهای غیر ضرروری خلاص کنید. باور کنید اگر به دوستتان بگویید نمی خواهید در کلاس فنک شویی شرکت کنید، اتفاقی نمی افتد. یاد بگیرید به کارهایی که زمان انجام آن را ندارید و یا برایتان مفید نیستند نه بگویید.

البته این قدم­ها راه­های کلی برای برنامه ریزی روزمره و بلند مدت هستند برای برنامه ریزی کردن نیازمند روشی برای اولویت بندی و زمان بندی کارها هستیم.

اولویت بندی

گاهی کارهای زیادی بر دوشمان هست که نمی توانیم از بین آنها انتخاب درستی داشته باشیم. این به این علت است که تفاوت فوریت و ضرورت را در بسیاری از موارد متوجه نمی شویم برای همین ما می­مانیم و انبوهی از کار که به نظر خودمان همه در اولویت هستند.

اما همیشه نمی­توانیم درست تشخیص دهیم که چه کاری باید در اولویت قرار گیرد. آیزنهاور رئیس جمهور پیشین آمریکا در یکی از سخنرانی­هایش به نکته جالبی اشاره کرد:

مشکلات دو دسته هستند: فوری و مهم. مشکلات فوری، مهم نیستند و مشکلات مهم نیز، فوری نیستند.

آیزنهاور برای حل این مشکل ماتریسی طراحی کرد که کارها را بر اساس مهم بودن و فوری بودن دسته بندی می­کند.  

ماتریس آیزنهاور

فرض کنید فوری بودن مسائل را محور افقی و اهمیت آنها را محور عمودی در نظر بگیریم. از این دو، یک محور مختصات بدست می­آید، بر همین اساس، ماتریس آیزنهاور به چهار منطقه تقسیم می­شود:

• کارهای مهم و فوری
• کارهای مهم و غیر فوری
• کارهای غیر مهم و فوری
• کارهای غیر مهم و غیر فوری

در نگاه اول این کار ها خیلی شبیه به هم به نظر می­رسند اما درواقع تفاوت زیادی دارند. با زدن مثالی این موضوع را بیشتر برایتان باز می­کنیم:

 کارهای فوری و مهم

برای مثال، زمانی که در خانه، یک بچه گریه می­کند، اولین کار این است که او را آرام کنیم. مهم نیست مشغول چه کار دیگری باشید، زمانی که آشپزخانه آتش می­گیرد باید اول آنرا خاموش کنید وگرنه به همه جای خانه سرایت می­کند. یا زمانی که مجبور هستید به سرعت ارائه­ای برای جلسه حاضر کنید وگرنه اخراج می­شوید یا سرمایه­گذار را از دست می­دهید.

ما شاید دوست نداشته باشیم این کارها را انجام دهیم اما انجام ندادن آنها عواقب بسیار جدی برای ما دارد.

کارهای مهم و غیر فوری

کار مهم و غیر فوری، بیشتر کارهاییست که در طولانی مدت انجام می­دهید. برای مثال زمانی که در ابتدای سال تحصیلی هستید و باید پایان نامه را در انتهای سال تحویل دهید. یا زمانی که در حال برنامه ریزی برای کار در خارج از کشور هستید یک روند طولانی مدت اما مهم را طی می­کنید.

حتی ورزش کردن هم همینطور است، شما هر روز باید حداقل 30 دقیقه پیاده روی داشته باشید تا در طولانی مدت بدنی سالم داشته باشید. البته این به معنای کم اهمیت بودن این کارها نیست و اگر آنها را انجام ندهید، دچار مشکل می­شوید.

 اما توجه کنید که حتما برای انجام این نوع فعالیت­ها برنامه ریزی کنید تا در مقاطع زمانی مختلف دچار فرسودگی نشوید. با برنامه ریزی شما دقیقا می­دانید که چه زمانی چقدر باید کار کنید و از فعالیتتان چقدر باقی مانده است.  

کارهای غیر مهم و فوری

این کار­ها از دسته کارهایی هستند که در اکثر مواقع علاقه­ای به انجام دادن آنها نداریم. برای مثال فرض کنید مشغول کار مهمی هستید اما مجبور می­شوید تان برای سر زدن به آشنایان بروید. یا حتی فرض کنید در حال صحبت با فرزندتان هستید و کسی با شما تماس می­گیرد که مجبورید تماسش را پاسخ دهید. این تماس شاید آنقدر مهم نباشد اما ناچارا به آن پاسخ داده اید.

اگر این دسته را با دسته کارهای مهم و فوری اشتباه می­گیرید، این راهنمایی را همیشه به خاطر داشته باشید:

کارهای غیر مهم و فوری کارهایی هستند که معمولا برای دیگران اهمیت زیادی دارند و به صورت مستقیم روی شما تاثیر حیاتی ندارند اما مجبور هستید که آنها را انجام دهید.

کارهای غیر مهم و غیر فوری

 این دسته از کارها، بی اهمیت­ترین و غیر لازم­ترین فعالیتها در ماتریس آیزنهاور به شمار می­روند. تفریحات غیر لازم در زمانی که کارهای مهم و ضروری دیگری دارید و به اندازه کافی استراحت کرده اید غیر مهم و غیر فوری هستند. گشتن بی مورد و بیش از حد در فضای مجازی، سرچ کردن چیزهای غیر ضروری در اینترنت برای مدت طولانی و هر کاری که صرفا اتلاف وقت است در این دسته بندی می­گنجد.

اما توجه کنید که همه این فعالیت­ها نسبی است. مثلا اگر شما برای شش ماه کار سخت کرده اید و استراحت کمی داشته اید، سفر رفتن مهم و فوری است. دسته بندی این کارها به شخصیت، وضعیت شغلی و موارد زیاد دیگری بستگی دارد. اما سعی کنید در دسته بندی کردن واقع گرا باشید، تفریحات بیش از حد زمانی که کار مهمی دارید منطقی به نظر نمی­رسد.

همانطور که خرج کردن زیاد برای مصارف جانبی، زمانی که خرج­های بزرگتری مانند بازپرداخت وام و غیره دارید، کار کاملا اشتباهی است.

امیدوارم تا اینجای کار گیج نشده باشید!

اگر کمی گیج شدید یک تمرین کوچک برایتان داریم: کارهای روزانه خود را یادداشت کنید. با توجه به مثال­هایی که گفتیم سعی کنید آنها را در این چهار دسته بندی بگنجانید. سعی کنید منطقی فکر کنید و تاریخ تحویل کارها را در نظر بگیرید.

شروع برنامه ریزی

برای یک شروع موفق ابتدا باید چند مورد زیر را انجام دهید:

1. اول از همه ذهن خودتان را خالی کنید

اگر بخواهید با کوهی از فعالیت­های انجام نشده و استرس زیاد برنامه ریزی کنید مطمئن باشید شرایطتان تغییری نخواهد کرد. باید کمی به خودتان استراحت دهید. زمانی که  به مدت طولانی کاری انجام می­دهید انگار دارید از فاصله 5 سانتی متری نقشه شهر تهران را می­بینید!

قطعا از این فاصله نمی توانید کل نقشه شهر را ببینید. وقتی مدت طولانی غرق در کار هستید، در واقع شما روی بخش کوچکی از کار متمرکز شده­اید. یا حجم زیاد و وسعت فعالیتها شما را مضطرب کرده که نمی­دانید از کجا شروع کنید.

پس بهتر است کمی از کار فاصله گرفته و ذهنتان را خالی کنید تا بعدا با دید بازتری موضوعات را بررسی کنید. برای این کار باید استراحت مناسبی داشته باشید.

2. به خودتان استراحت دهید

اگر ماه­ها کار سخت و وظایف زیاد، شما را خسته کرده است حتما به تعطیلات بروید و ذهنتان را آزاد کنید. اگر فکر می کنید وقت کافی برای تعطیلات ندارید اشکالی ندارد. سعی کنید در آخر هفته کاری متفاوت انجام دهید. برای این تعطیلی برنامه ریزی کنید می­توانید دقیقا ساعت انجام کارها را مشخص کنید. یا اگر دوست دارید اتفاقات غیر منتظره را تجربه کنید راهی یک سفر آخر هفته با تور شوید.

حتی می­توانید با دوستانتان در خیابان سی تیر قرار بگذارید و از هر جایی کمی غذا بخرید و مزه­های مختلف را تست کنید. میبینید تفریح جالب برای انجام دادن زیاد هست. پس به جای بیدار شدن بی هدف و نشستن پشت تلویزیون مثل روزهای عادی دیگر، یک کار متفاوت انجام دهید. برای تعطیلاتتان برنامه ریزی داشته باشید تا ذهنتان از استرس های روزانه خالی شود.

3. لیست کردن فعالیتها

پس از این که ذهنتان آماده برنامه ریزی کردن شد باید کارهای مختلفی که دارید را لیست کنید. سعی کنید تمام کارهایی که ذهنتان را به خود مشغول کرده بنویسید حتی اگر فکر می­کنید مهم نیستند.

4. تقسیم بندی و دسته بندی

بعضی از کارها زیرمجموعه کارهای دیگر قرار می­گیرند، در این مرحله فعالیتها را دسته بندی کنید و ببینید که چه کارهایی در یک دسته قرار می­گیرند.

5. اولویت دادن به کارها

حالا وقت استفاده از ماتریس آیزنهاور است. کارهایی که یادداشت کردید را بر اساس چهار دسته: مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم و فوری، غیر مهم و غیر فوری دسته بندی کنید. سعی کنید برای دقیق­تر شدن، بر اساس مثالهایی که گفتیم این دسته بندی را انجام دهید.

زمانبندی در ماتریس آزنهاور

حالا که کارها در دسته­های مختلف مشخص شد وقت این است که ترتیب انجام دادن آن را مشخص کنید. اول از همه کارهای مهم و فوری را باید انجام دهید. این کارها برای زندگی طولانی مدت شما مهم هستند و از طرفی نیاز به رسیدگی فوری دارند.

کار بعدی که باید در یک روز به آن رسیدگی کنید کارهای مهم و غیر فوری هستند. شما همیشه باید بخشی از این کارها را انجام دهید تا در موعد مقرر به نتیجه مناسبی دست یابید.

اولویت سوم کارهای غیر مهم و فوری هستند که همیشه بخشی از روز ما را به خود اختصاص می­دهند مانند خرید کردن روزانه و غیره.

و در اولویت آخر کارهای غیر مهم و غیر فوری قرار دارند، سعی کنید این کارها را به آخر هفته ها و زمان مرده خود موکول کنید. حالا که اولویت­های شما مشخص شد و زمانبندی را هم انجام دادید می­توانید به پاراگراف " 5  قدم برای مدیریت بهتر زمان" برگردید تا بهتر بتوانید برنامه­ای که چیده اید را بهینه کنید.

برای این که همیشه این برنامه ریزی و طبقه بندی­ها را پیش روی خود داشته باشید می­توانید از تخته وایت برد استفاده کنید. نوشتن روی این برد­ها به شما کمک می­کند که ترتیب انجام کارها در ذهنتان هک شود و تا آخر روز با شما باقی بماند. و در روز بعدی، با پاک کردن برنامه روز گذشته، یک برنامه جدید برای کارهایتان تنظیم کنید.

خرید وایت برد شیدکو

اگر به دنبال یک تخته وایت برد مناسب برای یادداشت کردن برنامه ریزی روزانه خود هستید، وایت برد شیدکو انتخاب مناسبی برای شماست. تخته وایت برد شیدکو با کیفیت بسیار بالایی ساخته شده و به شما کمک می­کند تا سالها از آن برای نوشتن برنامه ریزی و فعالیتهایتان استفاده کنید.